Condiciones generales sobre protección de datos aplicables a todo tipo de contratos

Ámbito de aplicación de estas condiciones generales

Las presentes condiciones se aplican a la contratación con la empresa que comercializa sus productos y servicios bajo la marca IDEIATEK y cuyos datos de identidad y contacto figuran a continuación:

Denominación social: SOLUCIONES DE GESTION EMPRESARIAL IDEIATEK SL

C.I.F./N.I.F.: B95833018

Domicilio Social: Crtra. Bilbao-Galdakao Nº 2,1, 48004 Bilbao ( Vizcaya)

Inscrita en el Registro mercantil de Bizkaia Tomo 5598 Folio 91 Sección 8ª Hoja BI 67519.

Teléfono: 688620391

Correo electrónico: comercial@ideiatek.com
Estas condiciones generales se añaden a los contratos que SOLUCIONES DE GESTION EMPRESARIAL IDEIATEK acuerde con sus clientes, haciéndose constar así en los distintos documentos o anexos que se suscriban con las condiciones particulares aplicables para cada contrato o servicio. En adelante, se utilizará la denominación de IDEIATEK para referirse esta entidad.

1. PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
Mediante las presentes cláusulas se establecen las condiciones que habilitan a IDEIATEK para el tratamiento de datos personales que se deriva de la ejecución del contrato o de la prestación de servicio contratada con el cliente y principalmente del mantenimiento y actualización de la ERP IDI.

IDEIATEK tratará en la medida en la que la ejecución del contrato o la prestación del servicio, lo haga imprescindible, datos personales de los que es responsable el cliente. Estas condiciones generales, mencionadas en las condiciones particulares y aceptadas por el cliente se establecen para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 33 de la ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y en el 28 del Reglamento UE 2016/679 delimitando las obligaciones del responsable y del encargado de tratamiento.

El tratamiento que se efectúa consistirá en el servicio detallado en el contrato o presupuesto aceptado por el cliente.

El cliente como responsable de los tratamientos autoriza a IDEIATEK a tratar por su cuenta los datos de carácter personal contenidos en sus ficheros y tratamientos en la medida que ello resulta necesario para prestar el servicio indicado.

Respecto de los datos indicados IDEIATEK podrá tratarlos adoptando aquellas decisiones que sean necesarias para la prestación adecuada del servicio de mantenimiento de la ERP IDT en cualquiera de sus planes.

1.2. IDENTIFICACION DE LA INFORMACION AFECTADA
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el cliente responsable del tratamiento ha puesto a disposición de la entidad SEIN TIC, encargada del tratamiento, la información que se describe en las condiciones particulares, o en el presupuesto aceptado, sin que esta descripción sea exhaustiva ni excluya otros documentos relacionados.
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‍Los datos personales que pueden ser objeto de tratamiento serán datos identificativos, datos económicos y financieros, información comercial, sin que puedan excluirse otras categorías.

1.3. OBLIGACIONES DEL CLIENTE COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO
Corresponden al cliente, como responsable de tratamiento, además de las establecidas en la normativa de protección de datos al menos las siguientes obligaciones:

A) Facilitar al encargado el acceso a los datos que forman parte de sus ficheros y/o tratamientos o entregárselos del modo que resulte oportuno para la correcta prestación del servicio. Será obligación del cliente la identificación de los activos susceptibles de contener datos personales y/o de categorías especiales de datos personales, a fin de que se apliquen medidas de seguridad o cautelas adicionales si fueran requeridas.

B) Informar conforme a la normativa a las personas interesadas cuyos datos sean objeto de tratamiento y haber obtenido de las mismas lícitamente su consentimiento expreso o contar con motivos legítimos y acreditables para el mismo.

C) Tener establecida la base legal que legitima el tratamiento.

D) Disponer de mecanismos sencillos para que las personas interesadas puedan ejercitar sus derechos.

C) Contar con evaluaciones de riesgo, con un registro de los tratamientos y evaluaciones de impacto si fuera necesario por la naturaleza de los datos tratados.

D) Tener habilitadas las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar los datos en la transmisión de los datos al encargado.

E) Nombrar un delegado de protección de datos en los casos que fuera obligatorio y comunicar su identidad al encargado.

1.4. OBLIGACIONES DE SEIN TIC SLCOMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El IDEIATEK se compromete a cumplir con lo dispuesto en la normativa europea y española de protección de datos y se obliga a:
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1.4.1 INSTRUCCIONES USO Y COMUNICACION DE LOS DATOS

a. IDEIATEK utilizará los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

b. Tratará los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si IDEIATEK considera que alguna de las instrucciones infringe el Reglamento UE 2016/679D, la LOPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente al responsable.

c.-IDEIATEK se compromete a no copiar ni reproducir la información facilitada por el responsable del tratamiento salvo cuando sea necesario su tratamiento para las finalidades previstas en el contrato.

d. IDEIATEK no comunicará los datos a terceras personas, salvo si cuenta con la autorización expresa del responsable del tratamiento, o en los casos previstos en la ley. La cesión a terceros subcontratados se regula en otro apartado de este mismo documento.

e. IDEIATEK guardará por tiempo indefinido secreto sobre los datos personales objeto de tratamiento. Esta obligación persiste tras la finalización del contrato.
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1.4.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD.

IDEIATEK ha adoptado las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar la integridad de los datos personales a los que tiene acceso para la prestación del servicio, y evitar su alteración, perdida, acceso no autorizado. Del mismo modo las medidas adoptadas garantizan la confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información, así como la resiliencia permanente de los sistemas de tratamiento en caso de incidencia física o técnica.

El modo de prestación de los servicios de IDEIATEK determinará las medidas de seguridad que sean de aplicación, así como el responsable de su establecimiento y mantenimiento: Los servicios pueden prestarse en distintas modalidades:

IN SITU EN LAS INSTALACIONES DEL CLIENTE: En esta modalidad es el cliente como Responsable de los tratamientos quien debe de disponer de las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. El personal técnico de IDEIATEK desplazado será un usuario/a, más del sistema que tendrá atribuido un perfil determinado, y al que se le deberá de aportar, de manera previa a cualquier intervención, la información sobre las medidas de seguridad existentes, a fin de que las respete y aplique

DE MODO TELEMATICO SOBRE LOS ACTIVOS DEL CLIENTE: En esta modalidad los servicios se prestan de manera remota accediendo el personal técnico a través de la red a los activos y sistemas informáticos ubicados en las instalaciones del cliente o a sistemas en la nube, bajo su responsabilidad. Será el cliente quien resulte obligado al establecimiento y mantenimiento de las medidas de seguridad idóneas para salvaguardar la información, debiendo el personal de IDEIATEK de realizar dichos accesos a través de procedimientos seguros, quedando registro de estos.

EN LOS ACTIVOS DE IDEIATEK: Cuando el servicio se presta en las propias instalaciones o con los activos propios de IDEIATEK, será IDEIATEK quien debe de establecer las medidas de seguridad.

1.4.3 PERSONAL.

El número de personas que dependen de IDEIATEK, que trata los datos personales del responsable es limitado y conocido. Existe un listado actualizado de los perfiles con acceso, que siempre son los imprescindibles para cumplir con el fin del contrato.

Todo el personal de IDEIATEK recibe formación periódica en materia de confidencialidad y protección de datos, conoce la normativa aplicable, sus obligaciones en la materia y las consecuencias del incumplimiento de la ley.

1.4.4.  REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTOIDEIATEK, lleva por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, y este contiene:

1. El nombre y los datos de contacto del encargado y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.

2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de estos y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.

1.4.5.  DELEGADO DE PROTECCIIÓN DE DATOS

‍IDEIATEK, no tiene la obligación legal de contar con un delegado de protección de datos.

1.5.- COMUNICACION A OTROS ENCARGADOS DE TRATAMIENTO
IDEIATEK puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con sus instrucciones. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si IDEIATEK, debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

1.6.- SUBCONTRATACION
El cliente permite la subcontratación de las prestaciones que forman parte del objeto de este contrato-

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para IDEIATEK como encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde a IDEIATEK como encargado inicial, regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, IDEIATEK como encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable.

1.7.- DERECHOS DE LAS PERSONAS INTERESADAS
IDEIATEK, se compromete a asistir al responsable de tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

1. Acceso, rectificación, supresión y oposición
2. Limitación del tratamiento
3. Portabilidad de datos
4. No ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante SEIN TIC, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección habitual del responsable.  La comunicación se hará de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

1.8.- NOTIFICACION DE VIOLACIONES DE LA SEGURIDAD DE LOS DATOS
IDEIATEK como encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas, y a través de CORREO ELECTRONICO, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida. El responsable del tratamiento será quien deba de realizar las comunicaciones a la Agencia de Protección de datos o a las personas interesadas.

1.9.- COLABORACION CON EL RESPONSABLE
IDEIATEK se compromete a

Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.

Apoyar al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

Poner disposición del responsable del tratamiento toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable. Esta obligación solo existirá en los casos establecidos en la normativa.

1.10-FINALIZACION DE LA RELACION
Una vez cumplida la prestación, conforme a lo establecido en el contrato, IDEIATEK a elección del responsable del tratamiento procederá a:

Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde estos consten. La devolución comportará el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado

Entregar a otro encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.

Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.

No obstante, IDEIATEK podrá conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

Estas condiciones generales han sido actualizadas a 15 de octubre de 2020